Przed wizytą

Przed ustaleniem terminu czynności notarialnej i jej dokonaniem, a w szczególności czynności wymagającej sporządzenia aktu notarialnego lub aktu poświadczenia dziedziczenia, konieczny jest wcześniejszy kontakt z pracownikiem kancelarii lub z notariuszem, w celu określenia charakteru i przedmiotu czynności, przedłożenia wymaganych dokumentów, jak też uzyskania niezbędnych informacji dotyczących zamierzonej czynności.

Wcześniejsze przedłożenie dokumentów wymaganych do danej czynności, pozwoli na ich weryfikację przez notariusza oraz stwierdzenie czy dają podstawę do dokonania czynności notarialnej oraz, czy nie wymagają uzupełnienia. Zagwarantuje także sprawną obsługę klientów kancelarii oraz zapewni notariuszowi możliwość czuwania nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron danej czynności notarialnej oraz innych osób, dla których czynność ta może powodować skutki prawne.

Wszystkie czynności, których przedmiotem jest obrót nieruchomościami lub spółdzielczym własnościowym prawem do lokalu, wymagają zachowania formy aktu notarialnego. Najczęściej występujące w praktyce czynności, wymagające tej formy w obrocie nieruchomościami, to sprzedaż, darowizna, zamiana, ustanowienie odrębnej własności i przeniesienie lub sprzedaż lokalu, zniesienie współwłasności, dział spadku.

W zależności od przedmiotu i charakteru czynności, przed czynnością konieczne jest dostarczenie przez strony  niezbędnych dokumentów.

Poniżej wskazane zostały podstawowe dokumenty, których dostarczenie do kancelarii przed czynnością, pozwoli notariuszowi na jej przygotowanie i ustalenie, czy istnieje konieczność przedłożenia innych dokumentów:

1. Zbycie (np. sprzedaż, darowizna, zamiana) nieruchomości stanowiącej lokal mieszkalny lub o innym przeznaczeniu:
   1. aktualny odpis z księgi wieczystej.
   2. podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia lub inna); jeżeli podstawą nabycia jest postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia albo darowizna dokonana po dniu 1 stycznia 2007 r. - dodatkowo należy przedłożyć zaświadczenie wydane przez właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego, potwierdzające zgłoszenie majątku spadkowego lub darowizny do opodatkowania i rozliczenie podatku od spadków i darowizn).
2. Zbycie (np. sprzedaż, darowizna, zamiana) spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego lub o innym przeznaczeniu:
   1. aktualny odpis z księgi wieczystej, jeżeli dla tego prawa została założona,
   2. zaświadczenie ze spółdzielni o przysługiwaniu prawa do lokalu,
   3. podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego, przydział wydany przez spółdzielnię, postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego lub inna; jeżeli podstawą nabycia jest postanowienie sądu
      o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia albo darowizna dokonana po dniu 1 stycznia 2007 r. - dodatkowo należy przedłożyć zaświadczenie wydane przez właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego, potwierdzające zgłoszenie majątku spadkowego lub darowizny do opodatkowania i rozliczenie podatku od spadków i darowizn).
3. Zbycie (np. sprzedaż, darowizna, zamiana) nieruchomości stanowiącej zabudowaną bądź niezabudowaną działkę gruntu:
   1. aktualny odpis z księgi wieczystej,
   2. podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia lub inna; jeżeli podstawą nabycia jest postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia lub darowizna dokonana po dniu 1 stycznia 2007 r. - dodatkowo należy przedłożyć zaświadczenie wydane przez właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające zgłoszenie majątku spadkowego lub darowizny do opodatkowania i rozliczenie podatku od spadków i darowizn),
   3. zaświadczenie z gminy o przeznaczeniu działki w planie zagospodarowania przestrzennego lub o jego braku albo wypis z planu,
   4. decyzja o warunkach zabudowy, jeżeli była wydana, a nie ma planu,
   5. wypis z rejestru gruntów dla zbywanej nieruchomości, wydany przez właściwe starostwo powiatowe; jeżeli przedmiotem zbycia jest działka lub działki stanowiące fragment większej nieruchomości, niezbędny jest wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej (wraz z adnotacją: „dokument niniejszy przeznaczony jest do dokonywania wpisu w księdze wieczystej”),
   6. do ujawnienia budynku w księdze wieczystej, niezbędny jest wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej, z zaznaczonymi konturami budynku (wraz z adnotacją: „dokument niniejszy przeznaczony jest do dokonywania wpisu w księdze wieczystej”),
   7. przy zbyciu nieruchomości z rozpoczętą budową, należy dodatkowo przedłożyć pozwolenie na budowę, zaś przy zbyciu nieruchomości z zakończoną budową - pozwolenie na budowę wraz z dokumentem potwierdzającym zgłoszenie budynku do użytkowania.
4. Akt poświadczenia dziedziczenia (postępowanie spadkowe):
   1. odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
   2. numer PESEL spadkodawcy oraz ostatnie miejsce zamieszkania spadkodawcy, oraz unieważniony dowód osobisty, zaświadczenie Urzędu Miejskiego/Gminy,
   3. odpisy skrócone aktów urodzenia spadkobierców, lub odpisy skrócone aktów małżeństwa spadkobierców, którzy zawarli związek małżeński i zmienili nazwisko,
   4. odpis skrócony aktu małżeństwa małżonka spadkodawcy, zamiast odpisu skróconego aktu urodzenia,
   5. testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony,
   6. dane z dowodów osobistych osób, które biorą udział w czynności.
5. Umowy majątkowe małżeńskie:
   1. odpis skrócony aktu małżeństwa,
   2. dane z dowodów osobistych osób biorących udział w czynności.